Trucs et conseils

L’organisation d’un congrès et les voyages d’affaires, c’est coûteux ! Il existe cependant plusieurs trucs afin de vous faire économiser. Selon M. Conrad Doucet, président et fondateur de Hotel Management International, une firme spécialisée dans les voyages de groupes corporatifs, quelques éléments sont à considérer :

  • 1. Définissez le plus tôt possible vos besoins : destination, nombre de personnes, nombre de salles/chambres, etc. Vous pourrez alors bénéficier de tarifs avantageux tout en ayant plus de choix.
  • 2. Faites vos réservations à l’avance.
  • 3. Optez pour des destinations moins populaires pour vos réunions ou congrès.
  • 4. Évitez à tout prix les périodes de pointe où tous les hôtels affichent complets (manifestations sportives, festivals d’ampleur, vacances scolaires et longs congés, etc.).
  • 5. Choisissez la classe économique lors de courts vols domestiques, par exemple Montréal-Toronto.
  • 6. Utilisez les systèmes de réservations en ligne offerts par de nombreux hôtels. Ces derniers offrent alors un lien électronique afin que chaque participant puisse effectuer sa propre réservation.
  • 7. Tenez compte des services offerts à l’hôtel et des coûts : repas, pauses café, frais de stationnement, Internet, etc.
  • 8. Comparez les coûts d’un hôtel à l’autre en tenant compte des services inclus au tarif de la chambre.
  • 9. Si possible, réservez en occupation double.
  • 10. Négociez des gratuités et/ou réductions pour les organisateurs.
  • 11. Informez-vous sur l’équipement audiovisuel disponible sur place et les coûts. Nous vous recommandons cependant d’apporter votre portable ainsi qu’un projecteur afin de minimiser les frais.
  • 12. Essayez d’obtenir gratuitement la salle de réunion.
  • 13. Invitez des commanditaires ou exposant afin de réduire vos coûts.
  • 14. Pour les repas et boissons, il est souvent possible d’effectuer des changements à la toute dernière minute quant au nombre de participants. Informez-vous sur les conditions. Opter pour des pauses café à la carte est moins coûteux que les forfaits clé en main. Les pichets d’eau sont également moins chers que les bouteilles.
  • 15. Instaurez des politiques et un code d’éthique de voyage clairs pour vos employés.